Komunikasi adalah elemen kunci dalam setiap departemen, termasuk housekeeping di hotel. Komunikasi yang efektif memastikan bahwa semua tugas dapat diselesaikan dengan baik, koordinasi berjalan lancar, dan kesalahpahaman dapat dihindari. Berikut adalah beberapa aturan penting dalam komunikasi yang perlu diperhatikan oleh setiap anggota tim housekeeping:
Aturan dalam Komunikasi
- Bicaralah dengan Jelas: Ucapkan apa yang ingin Anda sampaikan dengan suara yang cukup keras agar dapat didengar tanpa harus berteriak. Pastikan pesan Anda sederhana dan tidak bertele-tele.
- Hindari Pengucapan: Kata-kata seperti ‘um’ dan ‘eee’ bisa mengganggu. Berbicara perlahan dan berpikir sebelum berbicara dapat membantu mengurangi penggunaan kata-kata tersebut.
- Sopan dan Sabar: Jangan menyela orang lain saat mereka berbicara. Bersikap sopan dan sabar membantu memastikan pesan Anda tersampaikan dengan baik.
- Dapatkan Perhatian: Lakukan kontak mata dan pastikan orang lain mendengarkan sebelum Anda mulai berbicara. Ini memastikan pesan Anda diterima dengan baik.
- Terorganisir dan Tindak Lanjut: Pastikan informasi yang Anda sampaikan diterima dan dipahami dengan baik oleh orang lain. Tindak lanjuti jika diperlukan untuk memastikan pesan Anda telah dipahami.
- Dengarkan Secara Aktif: Mendengarkan dengan benar sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman. Jika Anda tidak mendengar sesuatu dengan jelas, mintalah orang tersebut untuk mengulanginya.
- Pahami Bahasa Tubuh: Banyak informasi yang disampaikan melalui bahasa tubuh. Memahami bahasa tubuh dapat membantu dalam komunikasi non-verbal.
- Berikan Pengingat: Hubungi orang lain untuk memastikan bahwa mereka memahami pesan Anda dengan baik.
Alat Komunikasi
Dalam lingkungan kerja yang dinamis seperti hotel, tim housekeeping perlu menggunakan berbagai alat komunikasi untuk berinteraksi dengan anggota tim lainnya. Berikut beberapa alat komunikasi yang sering digunakan di departemen housekeeping:
- Telepon: Alat ini penting untuk komunikasi cepat dan langsung antar anggota tim.
- Handy Talky: Berguna untuk komunikasi instan dalam jarak yang lebih jauh tanpa harus menggunakan jaringan telepon.
- Telepon Seluler: Fleksibilitas dan mobilitas yang diberikan oleh telepon seluler sangat membantu dalam koordinasi tugas.
Etiket Berkomunikasi
Baik saat berurusan dengan tamu atau kolega, penting untuk mengomunikasikan informasi secara efisien dan profesional. Berikut beberapa poin penting dalam etiket berkomunikasi:
- Minimalkan Gangguan: Pastikan suara dan nada dering tidak mengganggu tamu.
- Komunikasi Efektif: Misalnya, saat seorang room attendant menyampaikan kepada supervisor bahwa kamar tamu telah selesai dibersihkan, supervisor dapat segera memberi tahu front office bahwa kamar tersebut siap untuk tamu baru.
- Keadaan Darurat: Telepon di kamar tamu hanya boleh digunakan dalam keadaan darurat.
Komunikasi yang baik tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja tetapi juga memastikan bahwa tamu menerima layanan terbaik. Dengan mengikuti aturan dan menggunakan alat komunikasi dengan benar, tim housekeeping dapat beroperasi dengan lebih efektif dan profesional.
